قسم المشتريات (خطوات الشراء الناجح)

ان قسم المشتريات من اهم الاقسام في الشركات و يعتبر الاساس في اختيار الكفاءة و الجودة المستفاد منها لتلبيه الاحتياجات و المتطلبات الواجب توفرها للإنجاز الاعمال, ولذلك لا بد لعمليه الشراء المرور بمراحل تضمن كفائه هذه العملية  .

اليوم و مع الصعوبات الاقتصادية التي تواجهها الشركات اصبحنا حائرين في كثير من المشتريات و المدفوعات  هل نذهب الى السعر الارخص ونحصل على ثناء و شكر الإدارة اليوم و بعدها نتخوف من الجودة المتدنية في المستقبل فقد نشكر اليوم و نعاقب على اختيارنا بعد أيام او اشهر , كيف نختار ما الذي يركز قرار الشراء و يجعله حكيم متلائم مع الاحتياجات ,

*&*الشركات المنتجة تشتري 70% من مبيعاتها و الخدَمية تشتري 40% من مبيعاتها لذلك تنبع و تزداد الأهمية لعمليه الشراء و قسم المشتريات .

نقترح ان تمر عمليه الشراء بالأفكار التالية : –

1. دراسة وتقييم الحاجه لعمليه الشراء “يعتمد ذ الك على سؤال واحد وهو (لو لم نقم بعمليه الشراء ما تبعات ذلك  وهل تتأثر الشركة و العمل ايجابا و هل المبلغ المدفوع يساوي النفعة المتحصلة للشركة ؟؟
2. التأكد من ان عمليه الشراء مخطط لها من قبل الإدارة و مرصود لها مبلغ في الموازنة .
3. مناقشه القسم المعني المستفيد من عمليه الشراء و الوصول الى المواصفات الواجب اعتمادها بإضافة الى الجودة و الوقت الازم للحصول عليها وغيرها من التفاصيل المهمة للقسم طالب المشتريات .
4. التصديق على طلب الشراء من الإدارة لكي تكون العملية موثقه قبل البدئ فيها مسبقا لكي لا نضيع وقت القسم في مقترحات غير حقيقيه.
5. تحديد الاشخاص المسؤولين عن عمليه الشراء و يفضل ان تكون لجنه مكونه من موظف من قسم المشتريات و اخر من الموارد البشرية و اخر من الدائرة المالية “المحاسبة” و اخر من القسم طالب الشراء .
6. عمل مسح لحاله السوق الحالية وأخذ عروض الاسعار, من الواجب ان تكون عروض الاسعار متساوية من الجودة ووقت التسليم و طريقه ووقت الدفع و التوصيل و غيرها من التفاصيل لتكون عمليه المقارنة عادله.
7. فتح افاق الاستيراد أذا كانت الكميه كبيره و الطلب عليها مستمر من الواجب اخذ اسعار من السوق البلدان الاخرى .
8. التحلي بمهاره التفاوض بطريقه مدروسة و عدم كشف اسعار الموردين الاخرين .
9. حساب تكلفه الخزين اذا قمنا بشراء كميه تحتاج الى مستودع و اضافه سعرها على المنتج .
10. وضع شروط واضحه مع المورد وتبيين المتطلبات الخاصة ان وجدت .
11. ان لا تقل العروض المأخوذة عن ثلاثة عروض, ويشترط بها ان تكون على نفس المواصفات و المعايير و موحده في النوع و الكميه و تحدد سعر كل منتج لوحده واذا كان هناك ضريبه تبين بخانه منفصله, و ذكر وقت التسليم و الدفعات و غيرها …..
12. اعطاء درجه او علامه لكل من الوقت الجودة السعر الحجم الشكل او غيرها من المتطلبات و حسب الحاجه نعطي الدرجة لكل بند و على اساسها نتخذ القرار الصائب .
13. مقارنه الاسعار المأخوذة من السوق مع الاسعار المتوقعة او المبلغ المرصود لعمليه الشراء في الموازنة.
14. طلب عينات و الموافقة بعد فحص العينة و التأكد من انها تطابق ما نريده .
15. التأكد من جوده المنتج في حال تم شرائه في السابق و مراجعه القسم الذي يستخدمه واخذ توصياته بعين الاعتبار.
16. اللجوء الى استشاره مختصين خارجيين و خبراء في حال تم شراء شيء دقيق يتعلق بأمور تقنيه متخصصه .
17. السلامة العامة و الامان من اهم الامور الواجب اعتبارها في ايه منتج و التأكد من الصانع .
18. الكفالة او الضمانة شروطها من حيث المدة و الصيانة و طريقه الاستخدام
19. اذا تم شراء اله مثلا يجب التحري بدقه عن استهلاكها للوقود او للكهرباء او الماء او الزيت او غيرها من المستهلكات
20. في الكثير من الاحيان نحتاج جوده منعدمه لأن استخدامنا سيكون سريع و غير متكرر لأيام قادمه مثلا طباعه بوستر لمعرض ليوم واحد فلا نستطيع الاستفادة من هذه الطباعة غير هذا اليوم لوجود اسم المعرض و التواريخ وغيرها .

نرجو منكم التعليق بما ترونه اضافيا او ايه معلومه ممكن ان يستفيد منها زملائكم في الشركات .