آخر الأخبار
Sunday 19 / 01 / 2020

تعرف على قواعد الاتصال ومكالمات العمل الرسمية

 

رن الهاتف ولا اجابة ذلك يعني سقوط الشركة بنسبه لا تقل عن 60% من ثقه المتصل !

على الشركة احترام وسائل الاتصال التي تعلن عنها وعكس ذلك يعني فشل الإدارة وعدم قدرتها على تحقيق اهدافها .

ان اعلانك لهاتف يتم التواصل عليه لا يعني ان تكلفتك هي فاتورة الهاتف بل يجب وضع دراسة لتكلفه الرد على الهاتف تشمل الاشخاص المؤهلين الذين يستطيعون الإجابة ويمتلكون قدرات تؤهل على حل المشاكل و تلبيه الطلبات .

القدرات تعني و جود نضام محوسب يسهل الوصول للمعلومات بشكل سريه وقت المكالمة و ايضا القدرة على التواصل السريع مع الاقسام الداخلية للشركة و غيرها من المتطلبات حسب نشاط الشركة .

 

كيفيه الرد على الهاتف بطريقه ناجحة ندرج لكم بعض النقاط الواجب اخذها بعين الاعتبار : –

  • اذا كان هناك رد الي يجب البداية برساله مباشر بشكر المتصل على اتصاله ومن بعدها المباشرة السريعة بذكر الارقام التي من خلالها يتم التحويل الى القسم المطلوب و تتسلسل حسب طلب الاتصالات فيذكر الاقسام التي عليها طلب في البداية لعدم اضاعه الوقت .
  • بعد تحويل المكالمة يجب ان يكون هناك رد فوري و لا يكون هناك رد الألي لتسجيل طلبك غالبا لا يثق المتصل بتسجيل رساله صوتيه .
  • اذ تم تحويل المكالمة من الواجب على الموظف الذي يحول المكالمة التأكد ان المحول اليه أنه سوف يجيب و غير ذلك تعتذر من المتصل وتعده بمعاوده الاتصال به بوقت تتوقع امكانيه الاتصال به .
  • يجب على موظف الاستقبال البدء برساله ترحيبيه و تمنيات ان يكون يومك جميلا لأخذ انطباع متفائل و محترم , لأنه الاول الذي سوف يتواصل مع عميلك المحتمل .
  • الرد بعد التحويل يجب ان يكون بشكر احترافي مثلا صباح الخير او مساء الخير شكرا على اتصالك سيد محمد كيف من الممكن مساعدتك .
  • يجب الرد على المكالمات بعد الرنة الثالثة كحد اقصى وبعدها يتم التحويل لموظف اخر تلقائيا .
  • عند وضع المتصل على الانتظار يجب ان يسمع صوت موسيقى او بعض الرسائل عن شركتك مثلا الخدمات الجديدة و العروض , و اخبر المتصل انه سوف ينتظر مده لا تزيد عن دقيقه وبعدها ارجع له اذا لم يتم الإجابة .
  • تأكد ان صوتك مسموع و بدرجه واضحه ولا تستخدم مكبر الصوت للإجابة و ان لا يكون اصوات ضجيج من حولك .
  • يجب الاحتفاظ بجميع الارقام مع الاسماء و الطلبات للتأكد ان الطلبات تم الإجابة عليها و لاستخدامها بحملات تسويقيه للاتصال بالعملاء او ارسال رسائل هاتفيه .
  • ان ايه وعد بمعاوده الاتصال يجب الوفاء بها .

الافكار استرشاديه وتختلف حسب نشاط العمل , عليك البحث عن التميز و ان خساره اي متصل تعني انك خسرت ارباح .

2019-12-03

اترك تعليق

ايميلك لن يظهر لأحد
حقول مطلوبة *

*